اهمیت محتوا در تیم های مختلف

اهمیت هماهنگی طراحی ، توسعه ، بازاریابی و سردبیری

همان طور که قبلا هم بحث شده درک اهمیت محتوا در وب سایت یک موضوع حیاتی در هر پروژه ای می باشد. امروز یک قدم عقب تر می رویم و درباره اینکه تیم های مختلف در یک سازمان چگونه ممکن است درباره محتوا فکر کنند صحبت می کنیم.

اول از همه بیایید تیم های اصلی را بر اساس عملکرد مشخص کنیم :

  • تیم سردبیری (Editorial) وظیفه تولید و نگهداری محتوای وب سایت را عهده دار می باشد.
  • تیم بازاریابی (Marketing) استراتژی های لازم جهت سنجش موفقیت درگیر کردن مخاطبان  (interaction) را اعمال می کند.
  • تیم طراحی (Design) کار برنامه ریزی ساختارهای دیداری (visual) و درگیرانه ای (interaction) که ویژگی های سایت را مشخص می کند اعمال می کند.
  • تیم توسعه (Development) پشتیبانی و ساخت سایت را برعهده دارد به گونه ای که نیازهای سه تیم قبلی را برآورده سازد.

دقت کنید که ممکن است تمامی این تیم ها داخل یک واحد مستقر باشند (عموما بازاریابی) یا اینکه در چندین واحد پخش شوند. بحث اصلی ما ساختار دسته بندی این تیم ها نیست بلکه دیدگاه و نگرانی هایی است که در هر تیم وجود دارد.

زمانی که تیم ها بر روی یک سایت جدید یا طراحی مجدد یک سایت کار می کند ، متداول ترین اشکال این است که این چهار تیم مستقل بوده و وظایف انفرادی هر کدام به سایر تیم ها مرتبط نباشد. در این حالت اشکالاتی بروز می کند :

  • یک طراحی ممکن است ساختارهایی اضافه کند که بار بیش تری بر دوش گروه سردبیری بگذارد. (design->editorial)
  • یک گردش کار سردبیری می تواند نیاز به توسعه کدهای خاصی داشته باشد. (editorial->development)
  • یک طرح بازاریابی ممکن است محدودیت های منابع موجود سردبیری و طراحی جهت رسیدن به هدف خود را نادیده بگیرد.(marketing->editorial)
  • سازمان هایی که پیشینه سنگینی از وابستگی به رسانه های غیر دیجیتال جهت بازاریابی و توسعه داشته اند ممکن است به برنامه هایی جهت کار دیجیتالی و همکاری در آن ها با توجه به گردش کار فعلی خود نیاز داشته باشند. (marketing->editorial+development)
  • یک پیاده سازی سیستم مدیریت محتوا (CMS) ممکن است نتواند ویژگی های طراحی حیاتی را فراهم نماید و یا بودجه و زمانبندی ، طراحی ویژگی های خاصی را محدود کند.

با همکاری یکدیگر ، تیم ها می توانند از به وجود آمدن چنین مشکلاتی پیش گیری کنند. به همین منظور خیلی مهم است که همگی به یک زبان واحد درباره محتوا صحبت کنند. مایلیم که به پنج فاکتور اصلی که به تیم های کمک می کند استراتژی محتوایی خود را مشخص کنند بپردازیم :

  1. مخاطبان (audience) کاربران و نیازها را تعریف می کند و جواب این سوال است که " این کار برای چه کسانی است ؟"
  2. هدف (purpose) سوالی که می پرسد این است " نتیجه نهایی که مایلیم به آن برسیم چیست ؟"
  3. گردش کار (workflow) مکانیزم تولید ، تایید ، انتشار و نمایش اطلاعات را مشخص می کند.
  4. تغییرشکل (transformation) مواردی مرتبط با ترجمه و شخصی سازی محتوا را مشخص می کند و تعریف می کند که محتوا چگونه ممکن است در ساختارهای مختلف اعمال و اصلاح شود.
  5. ساختار (structure)  فرآیند ورود و ذخیره سازی محتوا و نحوه چگونگی رساندن آن به رسانه های انتشاراتی مختلف را روشن می کند. ساختار به صورت مستقیم تحت تاثیر نیازهای مشخص شده در سه مورد قبلی می باشد.

هر یک از این موارد تاثیر مستقیمی بر روی هر یک از تیم های پروژه ما دارند. جهت واضح تر شدن بیایید به پروفایل شخصی Dr.Gillinov در کلینیک کلیولند (Cleveland) نگاهی بندازیم و مشخص کنیم که چگونه سوالات مطرح شده بالا تمرکز را به اهداف پروژه جلب می کند.

Physician bio page at Cleveland Clinic site

موارد مختلفی هست که این صفحه پروفایل جامع را شکل می دهند و همگی نیاز دارند که هر عضو تیم هایی که ذکر شد موارد زیر را در نظر بگیرند :

  1. داده های مورد نظر از کجا می آیند ؟
  2. مسئولیت چه بخشی از داده ها بر عهده سردبیر است ؟
  3. شکل این صفحه در صورتی که تمامی محتوا وجود داشته باشد و در صورتی که اطلاعات بسیار کمی موجود باشد به چه صورت در می آید ؟

در راستای اهداف این بحث ، بیایید به 11 ساختار داده ای اصلی که صفحه شخصی دکتر را ایجاد کرده است نگاهی بیندازیم :

Physician bio page at Cleveland Clinic site

شرح :

  1. تصویر – بارگذاری شده توسط شخص
  2. لینک ویدئو – لینک به یک سرویس دهنده ویدئو خارجی
  3. امتیازدهی – 1 تا 5 بر اساس بازخوردهای بیماران
  4. تعداد آراء – تعداد آراء اخذ شده توسط بیماران
  5. تعداد نظرات – تعداد نظرات بیماران
  6. نام – نام و نشان شخص
  7. واحد – نام واحد داخلی مشغول به فعالیت
  8. مکان اصلی – دفتر اصلی کار این شخص
  9. نوع تخصص – اطفال یا بزرگسالان یا هردو
  10. زبان ها – لیست زبان های قابل صحبت توسط شخص
  11. جراح – مشخص می کند که این فرد تخصص جراحی دارد یا خیر ؟

مخاطبان :

گروه های مختلفی ممکن است از این صفحه بازدید کنند : بیماران احتمالی ، بیماران فعلی ، وابستگان بیماران و متخصصان حوزه پزشکی. نیازهای این افراد بر اساس نوع و مراحل سیکل درمان تفاوت دارد.

هدف :

هدف اصلی این ساختار خاص فراهم کردن اطلاعات پایه برای مخاطبان است. این اطلاعات شامل مشخص شدن سرویس ها و توانایی های این دکتر خاص است.استفاده از تصویر و فیلم جهت ایجاد یک ارتباط دو طرفه انسانی ما بین مطالب گفته شده و مخاطب می باشد.

گنجاندن امتیازات بیماران به عنوان یک داور بی طرف کیفیت سرویس فراهم شده را مشخص می کند درحالی که اطلاعات مکان و واحد تخصصی کمک می کند افراد جهت دریافت درمان بتوانند به مکان درست مراجعه نمایند.

گردش کار :

برای این مثال خاص سوال اصلی این است که : "کدام قسمت از این اطلاعات سردبیری و کدام به صورت اتوماتیک ایجاد می شود؟"  مثلا امتیازات از یک سیستم امتیازگیری خاصی که توسط سردبیر کنترل نمی شود دریافت می شود. لینک ویدئو یک لینک است ولی توسط سردبیر وارد می شود.سایر اطلاعات پزشک ممکن است از یک سیستم دیگر منتقل شود ولی فرض بر این است که جهت نمایش در وب قابل ویرایش است.

همچنین یک قسمت پنهان دیگر وجود دارد و آن این است که آیا این دکتر خاص اجازه طبابت در بیمارستان را دارد یا خیر و باید گزینه ای جهت مشخص شدن وضعیت در صورت تغییر شغل ، بازنشستگی یا رفتن فرد در نظر گرفته شود.

تغییر شکل :

واژه تغییر شکل نماینده کلیه تغییراتی است که داده ممکن است نیاز داشته باشد. یک مفهوم عامیانه آن تغییر زبان است.

زمانی که یک وب سایت چند زبانه شکل می گیرد مطلوبیت و امکان پذیری ترجمه تمامی قسمت ها و بخش ها می بایست در نظر گرفته شود.

مثلا بخش لینک ویدئو را در نظر بگیرید : خود متن لینک ویدئو می تواند ترجمه شود ولی آیا فیلم تهیه شده هم باید به چندین زبان باشد و یا زیر نویس زبان های مختلف را داشته باشد ؟ آیا واقعا مطلوب است که کلمه لینک ویدئو به اسپانیایی ترجمه شود در صورتی که زبان فیلم انگلیسی است ؟

تغییر شکل متداول دیگر ، شخصی سازی بر اساس اینکه خواننده چه کسی است و چه انتظاراتی دارد می باشد. شخصی سازی بار زیادی را می تواند برای گروه سردبیری ایجاد کند.فرض کنید برای هر نسخه خاص شخصی سازی شده می بایست یک نسخه جدید ایجاد شود.مثلا اگر بخواهیم کاربران را بر اساس سه دسته بندی زیر شکل دهیم :

  • بیماران سابق (بله /خیر)
  • ساکنین محلی (بله/خیر)
  • گروه سنی (کودک / بزرگسال / سالمند)

حال دقت کنید که هر محتوا 2*2*3 یعنی 12 حالت مختلف خواهد داشت. طبق جدول زیر :

Table of variations

حالا اگر حالتی را هم اضافه کنیم که وضعیت نامشخص را هم پوشش دهد (مثلا نمی دانیم بیمار سابق هست یا نه ) می شود 3*3*4 که 36 حالت مختلف می شود.

این حالات می تواند بار بسیار سنگین مدیریتی برای گروه سردبیر ایجاد کند. (برای هر دسته بایستی فیلدها و اطلاعات و گردش کار جداگانه ایجاد شود ! )

ساختار :

سوالات مطرح شده بالا کمک کرد که ساختار داده های صفحه مشخص شود به علاوه بهتر است این موارد نیز در نظر گرفته شود :

  • چه فیلدهایی (fields) جهت نگهداری و گزارش مورد نیاز است ؟
  • اطلاعات با چه فرمتی نمایش داده شود ؟
  • چه سرویس هایی (به جز وب سایت) ممکن است این اطلاعات را نمایش دهند ؟
  • در چه زمینه های دیگری این اطلاعات نمایش داده می شود ؟

سوال آخر به گروه توسعه دهنده کمک زیادی جهت ایجاد ساختارهای مطلوب می کند. برای باز شدن این مورد به مثال نمایش اطلاعات حاصل از جستجو در وب سایت نگاهی می اندازیم :

Physician search results

مثلا این نحوه نمایش به صورت حروف الفباست. ولی باید دقت کنیم که در این حالت مثلا کلمات "دکتر" و "جناب آقای دکتر" از فامیل و اسم افراد حذف شوند تا در نحوه نمایش خللی ایجاد نشود و می بایست برای القاب فیلدجداگانه ای در نظر گرفت. یا مثلا حالتی در نظر گرفت که در صورت مشابهت اسم و فامیل ترتیب به چه صورت اتخاذ شود.

مثلا می توان حتی یک فیلد جداگانه به نام "فیلد مرتب سازی" اضافه کرد که اسم و فامیل دکتر را کامل در بر بگیرد که بتوان برای مرتب سازی از آن استفاده کرد ولی اینکه این فیلد توسط سردبیر تکمیل شود یا اتوماتیک توسط سیستم مدیریت محتوا کامل شود قابل بررسی است.

همچنین به سایر فیلدهایی که حالت لینک دارند توجه کنیم :

  • ویدئو
  • امتیازدهی
  • واحد
  • مکان اصلی

آیا این لینک ها می بایست به صورت دستی وارد شوند یا توسط سامانه ای دیگر امکان جستجو و استخراج اتوماتیک این اطلاعات فراهم است ؟ (مثلا با جستجو نام دکتر در سامانه مکان فعالیت را بر گرداند و در فیلد مربوطه ذخیره شود)

مثلا یک نمونه فیلدهای زیر را می توان نام برد :

  • ویدئو : نیازمند یک آدرس URL از youtube  می باشد
  • امتیاز دهی : نیاز به ارسال شماره شناسایی دکتر دارد.
  • واحد : انتخاب واحد فعالیت از میان لیست واحدهای مختلف
  • مکان اصلی : انتخاب از یک لیست که شامل اطلاعات نقشه ای کامل نیز در درون خود به صورت metadata  می باشد.

همچنین سوالاتی نظیر انتخاب های چند گانه بهتر است در نظر گرفته شود. مثلا آیا یک دکتر می تواند در دو واحد مشغول باشد ؟ چندین مکان اصلی در یک واحد چطور ؟

ساده سازی دشواری (:

این پیچیدگی ها در گردش کار داده های شما بهتر است در مراحل ابتدایی طراحی مشخص شوند. مثلا فرض کنید زمانی متوجه بشویم که زبان های سخن گفتن دکتر ، برای بیماران بسیار مهم است ولی ما در هنگام طراحی از آن غافل بوده ایم ! همین مورد ساده بعد از طراحی می تواند گروه سردبیری و نیروهای زیادی را در گیر کار نسبتا ساده ای کند که بهتر بود در همان ابتدا کشف می شد. همچنین در نظر گرفتن ظرافت زبان های مختلف نیز در هنگام طراحی بسیار حائز اهمیت است.

از آنجایی که ما با گروه بازاریابی به صورت تنیده شده مشغول به فعالیت هستیم بهتر است مخاطبان و اهداف صفحات با توجه به تجربه کاربری تنظیم شوند تا در نهایت اهداف اصلی برآورده شوند. این اهداف به همه تیم ها کمک می کند به صورت منسجم تر و متمرکز تر نسبت به بهبود و تولید و نگهداری قسمت های مختلف اقدام کنند.

همه اعضای تیم باید نسبت به شناخت و احترام نیازهای سایر اعضای تیم اهمیت قائل شوند. بسیار ضروری است که در هنگام توسعه و برنامه ریزی تمامی چهار تیم از همان مراحل ابتدایی با هم درگیر حل مسئله شوند. جهت متمرکز کردن بر روی اهداف اصلی همیشه سوالات زیر را در هنگام طراحی ساختارها و نماها (visual) در نظر داشته باشید :

  • چه محتوا و داده هایی جهت تولید این قسمت مورد نیاز است ؟
  • آیا این محتوا از قبل به صورت قابل استفاده وجود دارد ؟
  • این داده به چه صورت قابل ورود و ذخیره سازی است ؟
  • این قسمت توسط گروه سردبیری ویرایش می شود یا به صورت اتوماتیک تولید می شود ؟
    • اگر اتوماتیک است آیا قوانین پشتیبانی کننده آن فراهم است ؟
    • اگر توسط افراد ویرایش و تکمیل می شود آیا نیروی مناسب آن وجود دارد ؟

ایجاد یک مدل داده محور و گردش کار نیاز به کار تیمی دارد. کارایی سیستم مدیریت محتوا و طراحی که قادر به انجام آن است چیزی است که تیم های سردبیری ، بازاریابی ، دیجیتال و IT را گردهم می آورد. باز کردن نگرش آن ها به کار سایر تیم ها کمک می کند که با یکدیگر همکاری کنند.

 

منابع :

۱-تصویر https://webhostingmedia.net/content-is-king/

۲- ترجمه شده از https://www.palantir.net/blog/what-content-means-different-teams